Как вести деловую корреспонденцию по-английски

Всем известно, что грамотно составленная деловая документация – это половина успеха любого проекта. Кем бы вы ни работали и чем бы вы ни занимались, вы наверняка не раз отправляли свое резюме, писали коммерческие письма партнерам, объяснительные записки начальству, готовили материалы к совещанию. В данном разделе речь пойдет о том, как правильно готовить и оформлять деловые документы на английском языке.

# 1. Стандартное деловое письмо

Для формального делового письма подойдет только лист формата А4. У всех деловых документов, будь то письмо, факс, резюме, принято оставлять широкие поля для того, чтобы можно было подколоть документ в папку: слева и справа – по 2,5 см, сверху – не менее 4 см.

Слева вверху пишут обратный адрес. Обратите внимание: в большинстве европейских стран адрес пишут «в обратном порядке»: сначала указывают имя и фамилию адресата, затем - номер квартиры (офиса), номер дома, улицу, город, код города, регион (в Росии указывают область, в Америке – штат, в Великобритании – графство) и страну.

24 Harrison Road
Cleaveland, Ohaio 36879

March 28, 1999

Перед указанием даты сделайте двойной интервал. Название месяца можно написать словами, а можно и цифрами. Если вы решите воспользоваться цифровым форматом, не забудьте, что в Великобритании сначала указывают число, затем месяц и год, а в Соединенных Штатах сначала пишут месяц.
Далее идет адрес получателя (cправа).

Victor Sharp, Personnel Manager
Earnst & Young
23 Rachelle avenue
Dallas, Texas 14336

Если Вам необходимо сослаться на предыдущее письмо, это следует сделать перед обращением. Обычно ссылку ставят слева.

Our ref. # 12-15 (если вы ссылаетесь на свое письмо)
или
Your ref. № 1611 (если вы ссылаетесь на письмо корреспондента)

Dear Mr. Sharp:

Перед обращением принято делать двойной интервал между строками.

Если вы лично знакомы с адресатом, то обращение должно начинаться со слов "Dear Mr. X”. К женщине обращаются Mrs., если уверены в том, что она замужем, и Ms. во всех остальных случаях (если она одинока или если вы не обладаете информацией о ее социальном статусе).

Если вы с адресатом лично не знакомы, напишите:

1. To whom it may concern: (дословно: тому, в чьей компетенции находится данный вопрос)

или
2. Dear Sir or Madam: (безличное “Уважаемые дамы и господа”).

Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие. Никаких восклицательных знаков – вас неправильно поймут.

Наконец мы добрались до самого текста письма, ради которого, собственно говоря, все и было затеяно.

О том, что писать нужно вежливо даже в том случае, если вам не заплатили (вариант: не отгрузили, не предупредили, обманули, обидели), мне даже и напоминать не хочется. Текст должен быть написан достаточно компактно, через один интервал. Однако между абзацами следует пропускать две строчки. Понятие «красная строка», или "indent" (отступ от левого края письма в начале нового абзаца) у европейцев и американцев отсутствует, поэтому ее использование для обозначения абзацев нежелательно.

Письмо должно заканчиваться на позитивной ноте независимо от содержания!

Рекомендуемые формулы вежливости:
We are looking forward to hearing from you.
(Мы с нетерпением ждем вашего ответа).
We would appreciate your cooperation on this matter.
(Мы будем благодарны за сотрудничество по этому вопросу).
Thank you in advance for your cooperation. (Заранее благодарим вас за помощь).
Awaiting your prompt reply. (В ожидании скорейшего ответа).

Обязательно в конце письма укажите, как с вами можно связаться. Этим вы еще раз подчеркнете, что ожидаете от своего корреспондента определенных действий. p>

Ну, и, наконец, заключительные

Sincerely yours, (Искренне Ваш)
Yours faithfully,
Yours truly,

подпись и расшифровка.

Между подписью и предыдущей строкой должен быть большой интервал.

Если к письму прилагаются документы, следует обязательно о них упомянуть. Для этого после подписи в левом нижнем углу пишут "Enclosure: … и указывают количество документов и их названия.

По возможности письмо следует отправить в стандартном бизнес-конверте. Используйте большие конверты только при необходимости.

Желаю успехов!